Temanggung (30/7), Mahasiswa KKN Tim II Undip Tahun 2024 melaksanakan program kerja pelatihan digitalisasi pengarsipan dokumen desa sebagai kegiatan untuk mendukung tertatanya arsip yang baik sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) kearsipan. Arsip desa merupakan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dilaksanakan di desa yang bersangkutan.

Kegiatan pelatihan digitalisasi pengarsipan desa berlangsung di Kantor Balai Desa Pasuruhan yang diikuti oleh Perangkat Desa Pasuruhan. Mengingat arsip sangat penting dan tidak bisa dibiarkan begitu saja sehingga perlunya digitalisasi pengarsipan data/dokumen.

Pelatihan digitalisasi pengarsipan dokumen/data di Desa Pasuruhan diawali dengan pemaparan materi melalui lisan yang dilakukan oleh Meyla Khofi Yanida dari Program Studi Ilmu Pemerintahan mengenai apa itu digitalisasi pengarsipan dokumen/data, Tujuan dari digitalisasi pengarsipan dokumen, manfaat digitalisasi pengarsipan dokumen, cara membuat Linktree sebagai wadah dalam pengarsipan dokume/data.

Sesi penjelasan terkait Digitalisasi Pengarsipan Dokumen/data selesai, dilanjutkan dengan sesi tanya jawab. Beberapa perangkat desa mengajukan pertanyaan terkait bagaimana cara menambahkan link pengarsipan tetapi dokumen tersebut hanya bisa dilihat saja. Pertanyaan yang diajukan oleh perangkat desa dijawab sesuai dengan jawaban yang tepat yang disesuaikan dengan buku panduan pengarsipan lewat Linktree di ruang lingkup pemerintah desa. Untuk memperdalam materi, setelah sesi pemaparan materi dan sesi tanya jawab, dilakukan pendampingan pembuatan Linktree sebagai wadah dalam digitalisasi pengarsipan kepada Perangkat Desa yang memiliki tugas di bagian kearsipan.

Antusiasme Perangkat Desa dalam pendampingan digitalisasi pengarsipan dokumen/data membuktikan bahwa kesadaran akan pengarsipan secara digital mulai diperhatikan oleh Pemerintah Desa Pasuruhan. Pendampingan digitalisasi pengarsipan dilakukan untuk menyimpan dokumen  yang dapat diakses oleh masyarakat yang berkaitan dengan pengadministrasian pelayanan untuk masyarakat. Digitalisasi pengarsipan ditata sesuai dengan permasalahan kegiatan yang disesuaikan dengan sistem klasifikasi arsip.

Pelatihan dan pendampingan digitalisasi pengarsipan desa diharapkan dapat menambah ilmu dan pengetahuan oleh para Perangkat Desa Pasuruhan serta menjadi acuan dalam pengarsipan secara digital. Penataan arsip desa disesuaikan dengan pedoman kearsipan agar nantinya jika arsip dibutuhkan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat hanya melalui satu link yaitu Linktree.